南京航空航天大学教学档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为加强教学档案管理，有效保护和利用教学档案，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等法律法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条 教学档案是指在教学管理、教学实践和教学研究等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 教学档案是教学管理的重要组成部分，是考核学校教学质量和评估教学水平的主要依据。教学档案实行学校集中管理和二级单位分级保管的原则，各单位教学档案管理人员负责本单位教学文件材料的收集、整理、组卷，确保文件材料完整、准确，向档案馆移交。
第四条 各教学管理和教学业务单位建立的教学档案数据库，应设置档案归档功能或接口，便于纳入学校档案信息系统统一管理、保存和开发利用。
第五条 本办法适用于学校各类教学档案的管理，二级单位自行保管的教学档案参照本办法执行。
第二章 教学档案归档范围
第六条 教学档案归档重点是在教学活动中形成的各种形式和载体的文件材料。按《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定及学校实际情况确定归档范围见附件。
第三章 教学档案整理立卷
第七条 教学档案材料的形成与积累
（一）每年3月由档案馆会同教务处、研究生院布置新学年所形成的教学档案材料的立卷归档任务。
（二）各教学管理部门、学院专(兼)职档案员要将日常工作中形成与积累的教学文件材料及时认真地检查、核对、收集、整理、归档、移交，对工作范围内形成的档案材料的完整性负责。
（三）档案馆随时了解、督促、检查、指导专（兼）职档案员做好档案材料的立卷归档工作。归档的学生毕业成绩单及毕业设计（论文）工作材料、研究生学位申请、答辩材料等须完备签字盖章手续。
第八条 整理组卷
（一）各教学管理部门、学院的专(兼)职档案员将教学文件材料立卷后向档案馆移交归档，同时将相关的电子文件及目录一并移交。
（二）本科学生成绩单、毕业设计（论文）工作材料、优秀论文、新生入学登记表等按班级分别组卷、装盒，卷内按学号顺序排列。
（三）硕士、博士学生成绩单按年级(学院)组卷、装盒，卷内按学号顺序排列；研究生入学登记表、学位论文、毕业证书、学位证书、评审材料及相关归档材料按个人分别组卷，每人一盒。
（四）归档材料须拆除易锈金属物，对破损的材料须进行修补。
（五）凡是材料未注明标题的应加制封面，注明题目、责任者、时间。
（六）卷内材料按顺序编排页号，无论单面或双面只要有文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。不装订的以件为单位，在右上角编件号。
（七）文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内;附图册、表册、照片应贴上标签，填写件号附在文字材料后，共同组卷。其它载体材料，需要填写与文字材料案卷一致的档号。
（八）填写卷内目录及卷内备考表。
第四章 教学档案移交归档
第九条 归档验收
（一）移交教学档案时，交接双方应当按照教学档案移交清单所列内容逐项交接。移交完毕后，交接双方经办人在移交清单上签字或盖章，并各持一份。
（二）教学档案必须按时归档，各教学单位须在当年12月31日前完成年度归档工作。
第五章 教学档案管理利用
第十条 档案管理
（一）教学档案必须按照安全措施登记入库，严格管理制度，做到防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温。
（二）教学档案不得随意涂改、涂写，需要修改、补充时必须经所在部门主管领导批准，在案卷备考表内写明更改原因和时间。
（三）教学档案的保管期限分为永久、定期二种。
第十一条 开发与利用
（一）充分发挥档案的信息功能，根据学校教学需要，开展定期跟踪服务，提高社会效益和经济效益。
（二）定期编制检索目录、论文汇编、专题文摘等各种形式的参考资料，为学校教学、科研、师生服务。
（三）利用者出示本人证件或单位介绍信，可以在档案馆内查阅或复印教学档案，特殊情况要借出档案的单位或个人，要履行借阅手续，并在借出后一个月内归还。
第六章 教学档案鉴定销毁
第十二条 档案馆根据不同的保管期限，组织对教学档案进行鉴定。鉴定工作在分管档案工作负责人的领导下，由档案馆和相关教学部门负责人共同参加，对到期教学档案给出延长保管期限或销毁决定。
第七章 附 则
第十三条 本办法自发布之日起施行，由档案馆负责解释，原《南京航空航天大学教学档案管理办法》（校办字〔2005〕08号）同时废止。
附件：教学档案归档范围及保管期限表
附件
教学档案归档范围及保管期限表
归档单位：教务处 | |||
序号 | 归 档 范 围（类目名称） | 保管期限 | |
1 | 教学实习、生产实习计划、总结及有关材料 | 30年 | |
2 | 校历表、教学进程表、任课教师名单 | 30年 | |
3 | 本科生优秀论文及评审意见 | 30年 | |
4 | 在校学生名册 | 永久 | |
5 | 学生参加各种评优、竞赛的依据材料、获奖证书及奖牌、创新基金材料 | 30年 | |
6 | 全校各学院、各专业、各科目考试试题库(包括光盘) | 30年 | |
7 | 毕业设计(论文)工作材料 | 30年 | |
8 | 自编、主编教材、教材获奖证书 | 30年 | |
9 | 各类教学奖、教学成果奖、教改成果奖 | 30年 | |
归档单位：学生处 | |||
序号 | 归 档 范 围（类目名称） | 保管期限 | |
1 | 本科生新生入学登记表 | 30年 | |
归档单位：各学院 | |||
序号 | 归 档 范 围（类目名称） | 保管期限 | |
1 | 硕士、博士入学登记表、学生分班名册、成绩单 | 永久 | |
2 | 本、硕、博士学位照片信息卡、学位档案卡（在职硕士）、毕业生班级、年级合影电子版 | 30年 | |
3 | 本科毕业设计（论文）工作材料 | 30年 | |
4 | 课题论证报告、中期考核表、教学实践小结表、专业实践任务书和报告、论文答辩申请书、博士生科研情况统计表（硕、博） | 30年 | |
5 | 指导教师审查意见书（硕、博） | 30年 | |
6 | 论文评阅书、答辩委员会决议书、学位审批表（硕、博） | 30年 | |
7 | 答辩记录、答辩表决票（硕、博） | 30年 | |
8 | 学位论文（硕、博） | 30年 | |
9 | 毕业证书复印件、学位证书复印件（硕、博） | 30年 | |
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